Um eine qualitativ hochwertige Produktion in Ihrer gesamten Lieferkette zu gewährleisten, ist das Wissen, wie ein Qualitätsmanagementsystem implementiert wird, genauso wichtig wie die von Ihnen gewählte Software.

Wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem erfolgreich implementieren können, ist das wie der Bau einer digitalen Brücke, die Ihr Unternehmen von Unsicherheit hin zu Konsistenz führt.

In diesem Artikel betrachten wir die Bedeutung eines gut implementierten Qualitätsmanagementsystems (QMS), wesentliche Merkmale, welche die Wirksamkeit des QMS maximieren, sowie Schlüssel zur Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems.

Warum ist die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems wichtig?

Während der industriellen Revolution konnte die Mehrzahl der Qualitätsprüfungen im wahrsten Sinne des Wortes unter einem Dach durchgeführt werden. Das änderte sich im zwanzigsten Jahrhundert, als Fließbänder und Lieferketten länger wurden. Inn Unternehmen wurden Komponenten getrennt von den fertigen Produkten hergestellt, und Rohstoffe wurden aus größerer Entfernung und in größeren Mengen beschafft, um die wachsende Kundennachfrage zu befriedigen.

Dies führte zur Schaffung des Total-Quality-Managements (TQM), als die Qualitätsprüfungen ausgeweitet wurden, um Qualitätsgarantien in jeder Phase des Produktionsprozesses, einschließlich der Überprüfung der Rohstoffe, geben zu können.

Als immer mehr ausgelagert wurde und sich die Lieferketten über die ganze Welt erstreckten, wurde die Kluft zwischen TQM-Komplexität und einem wirksamen Mittel, Prüfdaten und Dokumentation zur Einhaltung der Werksvorschriften in Ordnung zu halten, immer größer – immer weniger fand unter einem Dach statt.

Glücklicherweise hat die Technologie im Laufe des neuen Jahrhunderts aufgeholt. Unternehmen nutzen die Vorteile neuen Software, die entwickelt wurde, um Informationen über durchgängige Lieferketten zu konsolidieren und in verwertbare Daten zu organisieren, die Verbesserungen in der gesamten Lieferkette bewirken können.

QMS erfüllt interne und externe Bedürfnisse

Wenn Sie wissen, wie ein Qualitätsmanagementsystem implementiert wird, können Sie im Hintergrund angemessen auf Fertigungsprozesse und auf öffentliche Forderungen eingehen.

Digitalisierte Prozesse

Die alltägliche Produktion, die Beschaffung von Rohstoffen, die Praktiken in der Landwirtschaft und in den Werken – sie alle haben entsprechende QA/QC-Richtlinien, Marktregeln, Sicherheitsprotokolle und ethische Standards.

Will man sicherstellen, dass eine Lieferkette im 21. Jahrhundert alle Anforderungen erfüllt, ist das mit den Methoden des 20. Jahrhunderts, d. h. mit Prüfformularen auf Papier und in Form von Tabellenkalkulationen, uneinheitlichen Managementsystemen und nicht untereinander verbundenen Datenspeicher Systemen, nicht praktikabel.

Ein übersehenes Glied reicht aus, um die gesamte Kette in Gefahr zu bringen. Daher ist die Implementierung einer Cloud-basierten QMS-Software mit von Experten entworfenen Qualitäts- und Compliance-Funktionen Ihre beste Wahl, um die Kontrolle über unzählige alltägliche Details zu behalten.

Kundenanforderungen

Nicht nur die internen Prozesse werden immer komplexer. Die Qualitätserwartungen der Kunden sowie ethische Erwägungen, wie faire Arbeitsbedingungen und Umweltmanagement, sind ebenfalls anspruchsvoller geworden – bis zu dem Punkt, an dem Kundenbindung und Markentreue zu den wichtigsten Anzeichen für Effektivität und Transparenz der Lieferkette geworden sind.

Ohne Sichtbarkeit und Autorität über jeden Aspekt der internen Prozesse Ihrer Lieferkette ist es unmöglich, der Öffentlichkeit eine konsistente Qualität oder Einhaltung ethischer Grundsätze zu garantieren. Die Kunden von heute sind mehr denn je bereit, mehr Geld auszugeben, wenn diese Garantien gegeben werden können.

Was erfordert ein Qualitätsmanagementsystem?

Klare Standards und Ziele – Die Erwartungen, die Sie an Qualitätsarbeit, effiziente Produktlieferung und ethische Praktiken stellen, sollten im Detail dargelegt und allen Lieferanten, Herstellern, Verkäufern, Lagerhaltern und Stakeholdern Ihres Unternehmens zugänglich gemacht werden.

Eine benutzerfreundliche Plattform – Sie beinhaltet Folgendes:

• Ein Dashboard mit Warnungen für Sofortmaßnahmen
• Zuweisung von Prüfaufgaben – nach Produkt, Test, Prüfer und Datum
• Von Prüfern zu befolgende Prüfungsarbeitsabläufe
• Berichtsergebnisse – Genehmigt und abgelehnt
• Datenanalyse und Statistiken pro Lieferkettenstandort, z. B. Ausfallrate
• Organisierte Kontaktinformationen für alle Lieferkettenmanager und Prüfer
• Netzwerkzugang über ein beliebiges mobiles Gerät (oder eine dedizierte mobile Prüfungsanwendung)
• Zugang zu Best-Practice-Schulungen   

Dokumentation – Standardisierte, aktuelle und leicht zugängliche Dokumentation aller Produkttests und Werksprüfungen. Darüber hinaus müssen die erforderlichen Zertifizierungen aufbewahrt und gepflegt werden, um zu verhindern, dass Fehler nicht behoben werden.

So wird ein Qualitätsmanagementsystem implementiert

Von Anfang an muss die Implementierung auf umfassende Weise erfolgen, unterstützt durch technischen Support und Branchenkenntnis.

Alternativ kann die stückweise Einführung eines QMS zu Verwirrung und Vertrauensverlust in Ihr Supply-Chain-Management führen.

Daher sollten vor der Implementierung Vorbereitungen getroffen werden, die sich auf Folgendes konzentrieren:

• Organisation von Leitbildern
• Standardisierung und Aktualisierung von Prüfungsvorlagen
• Entwicklung von Schulungswerkzeugen und Handbüchern über bewährte Praktiken
• Übersetzung aller Materialien in die entsprechenden Sprachen

Darüber hinaus sollte eine Abbildung der Lieferkette vorgenommen werden, um jeden Partner über seine Verantwortlichkeiten, Produktionsziele, vorhandenen Prüfungsergebnisse und Zertifizierungsanforderungen (erhalten oder noch ausstehend) aufzuklären.

Bevor Materialien wie Prüfungsvorlagen und Leitfäden für bewährte Verfahren verteilt werden, sollten sie von der Branchen- und TIC-Experten überprüft werden, um die Gültigkeit und Abdeckung aller relevanten Punkte sicherzustellen.

Die Implementierung eines QMS sollte die Kommunikation in der Lieferkette verbessern

Natürlich steigert ein optimiertes QMS mit Funktionen wie automatisierter Prüfungsplanung und Berichtsdatenkonsolidierung die Effizienz erheblich.

Allerdings geht das Wissen darüber, wie ein Qualitätsmanagementsystem implementiert wird, weit über Automatisierung und Dateikonsolidierung hinaus. Ein QMS ist nur so erfolgreich wie die Menschen, die innerhalb der Parameter eines Systems effektiv arbeiten können.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, offene Kommunikationswege aufrechtzuerhalten, um allgemeines Feedback, individuelle Anliegen und neue, innovative Ideen zu ermöglichen. Eine integrierte Kommunikationsplattform mit offenen Kommunikationskanälen gibt Ihren Partnern die Möglichkeit, ihre Erfahrungen einzubringen.

Dadurch wird auch verhindert, dass sich nicht kommunizierte Frustrationen aufbauen und Sie langsam von Ihrer leistungsfähigen Lieferkette abkoppeln.

Zeit für die Implementierung einräumen

Bei der Implementierung von Änderungen an den derzeitigen Arbeitsmethoden eines Zulieferers oder Verkäufers kommt es häufig zu einer Anpassungsphase, damit die Arbeitnehmer entweder die neue Plattform verstehen oder ihre anfängliche Skepsis überwinden können.

Eine umfassende, leicht verständliche Plattform, die mit Tools und Schulungen ausgestattet ist, zerstreut alle Zweifel an Ihrem aktualisierten System und stärkt das Vertrauen in die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Qualitätsprodukte so effizient und transparent wie möglich auf den Markt zu bringen.

Leistungsfähige Lieferanten, Verkäufer und Lagerhalter erkennen seriöse Unternehmen immer und möchten sofort ihre Tätigkeit mit ihrer Marke in Verbindung bringen.

Was macht ein Qualitätsmanagementsystem wirksam?

Die Wirksamkeit des QMS hängt von Folgendem ab:

• Spezifische Qualitäts- und Compliance-Merkmale
• Leichte Bedienbarkeit
• Technischer Support
• Produktspezifisches Fachwissen und Input
• Organisierte Implementierung

Über die richtige Plattform hinaus, wird die Art und Weise, wie Sie ein Qualitätsmanagementsystem implementieren, weitreichende Auswirkungen haben und bei Ihren Partnern Zuversicht schaffen, da sie 1) darauf vertrauen können, dass Sie in der Lage sind, ein Produkt von der Quelle bis zum Regal im Geschäft zu führen, und 2) sie sich  durch Ihre Plattform profilieren  können und im Gegenzug bessere Geschäftsentscheidungen treffen können.

Wie kann QIMAone helfen?

Die End-to-End-Qualitäts- und Compliance-Software QIMAone ist die perfekte Ergänzung zu jedem bestehenden QMS, da sie alle Ihre TIC-Angelegenheiten unter einem digitalen Dach zusammenführt.

Unser benutzerfreundliches Format kann Ihnen dabei helfen, Ihre spezifischen Dokumente, Schulungswerkzeuge, Prüfungsvorlagen und Arbeitsabläufe bereits lange vor der Implementierung zu einem organischen Ganzen zu organisieren, sodass Sie sicher sein können, dass kein Detail oder keine Richtung übersehen wird.

Darüber hinaus wird unsere Software sowohl durch technischen Support als auch durch TIC-Service-Erfahrung aus über 15 Jahren unterstützt. Sie können sicher sein, dass unsere Standardvorlagen für Prüfungen und Audits den neuesten Marktvorschriften entsprechen.

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In den vergangenen zwei Jahrzehnten haben sich sowohl die Branchenvorschriften für Produkte als auch technologische Entwicklungssprünge rasant verändert. QIMA und QIMAone waren ein wesentlicher Bestandteil dieser Veränderungen, und wir sind bereit, unser Wissen weiterzugeben und Ihnen dabei zu helfen, es in Ihr QMS einzubinden.

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